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電子メールはまだ非公式のコミュニケーションの一形態として見られている。職場でさえ、人々は挨拶、終結、およびつづりをしばしば省きます。ただし、電子メールはほとんどメモに取って代わり、ビジネスコミュニケーションの主要な形式になっているため、適切なエチケットと形式に従うことは、明確さと他の従業員への敬意の両方にとって重要です。
ご挨拶とクロージャ
挨拶や閉会は、あなたがEメールの受信者との関係の種類によって異なります。
1人の人との最初のEメールでは、「親愛なる」で始まり、その後にその人の名前が続きます。ビジネスが非常に正式でない限り、通常はファーストネームを使用するのが自然です。関係がすでに確立されている場合は、相手の名前、または「こんにちは」や「こんにちは」などのより非公式なグリーティングを使用し、その後に受信者の名前を続けることができます。
グループにメッセージを送信するときは、多くの受信者に送信されるEメールがより正式になる傾向があるため、常に "Dear"を使用してください。 「おはよう」や「こんにちは」などの賛辞を使用しないでください。受信者がEメールを読むとき、それはもう一日の時間かもしれません。
クロージャはグリーティングと同じ規則に従います。最初の電子メールでは、「よろしく」や「よろしく」などの、より正式な終値を使用してください。すでにEメールを交換した後は、締め切りは必要ありませんが、必ずあなたの名前をあなたの署名として含めてください。
その他のコレクション
コンプライアンスの前に、件名は受信者が最初に読む情報です。その人がメッセージの内容を理解し、正しい優先順位を与えるように、あなたがそれを有意義で明瞭で簡潔にするようにしてください。
携帯用電子機器の出現により、多くの従業員は電子メールの内容を件名に入れる習慣に陥り、これは受信者にとってより便利になると考えていました。しかし、このタイプのフォーマットは突然で失礼なようです。
フォーマット
正しいスペル、句読点、および大文字を使用してください。スペルチェックに合格し、タイプミスを修正することに気を配ることは、同僚に敬意を表します。カンマの位置を間違えると、文の意味が変わる可能性があります。あなたの同僚はあなたの心を読むことができないことを心にとめておいてください、それでその言及をはっきりさせてください（「そのプロジェクトで彼と一緒に仕事をする」 - 誰が「彼」であり、「何プロジェクト」？
大文字で書かないでください。大文字で書くことは、あなたがCOLLEAGUEで叫んでいるということをそれに思わせます。
短く客観的な段落を書く。親切にしなさい、しかしあなたが親密な関係を持たない限り、しばしば電子メールによって誤解されるジョークと皮肉を避けます。最後に、絵文字を取り除きます。
教育
「Journal of Computer-Mediated Communication」の最近の調査によると、教育を受けたEメールを送信する人は、失礼なEメールの送信者よりもユーザーフレンドリーで気楽なものと見なされています。それ以上に、教育を受けたEメールの受信者は送信者と協力しても構わないと思っていました。
あなたは実生活と同じ方法で電子メールで良い教育を示すことができます。ご注文の際は、「お願い」と「ありがとう」を使用してください。
繰り返しますが、電子メールが文法的に正しいことを確認するために時間をかけて同僚に敬意を表します。その部分を無視することは、あなた自身の時間が彼らのものより重要であることを意味します。