方針・手順書の書き方

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ポリシーと手順のマニュアルを書くことは困難な作業のように思えるかもしれません、あなたが前もってある変数を考えない限り、それは本当かもしれません。適切な計画を立てることで、ベンダー、従業員、および管理者向けのポリシーと手順のマニュアルを簡単に作成できます。 ISO 9000などの特定の規格に準拠する契約の起草も促進する、一貫した文書化システム。

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あなたが正しく計画していないなら、方針と手順のマニュアルを作成するのは難しいかもしれません。 （Fotolia.comからのterexによる倉庫イメージの新聞の手動運送）

他の会社のルールを参考にしてプロジェクトの範囲を定義します。ポリシーまたは手順の一部が既に他の場所に文書化されていることを確認し、その手順が会社、地域、部門、機能グループ、またはタスクに固有のものであるかどうかを判断します。これはスコープの最初と最後のパラメータを定義するのに役立ちます。
文書の形式を決めます。最も重要なポリシー文書をチェックしてそれらを統合します。手順のタスクの詳細はより具体的になる傾向がある一方で、ポリシーはより広くなる傾向があります。

大企業では、倫理、贈答品、所有者情報、電子メールプロトコル、環境、政府、および従業員の規制を扱う部門の手順など、すべてを網羅するグローバルな手順を含む4つ以上のレベルの文書化が一般的です。

機能グループまたはタスクに関連する手順は、地域の業務に応じて変更できますが、それでも最高レベルのドキュメントの要件を満たす必要があります。たとえば、独立して動作する3つの異なる修理センターがあるとしますが、物流センターに注文を出すときも同じように行動する必要があります。グローバルポリシーは一般的ですが、各センターがリクエストを発行する方法（誰、いつ、何、そしてなぜ）に関連するプロセスの具体的な詳細は多少異なる場合があります。ポジションと責任は通常手順に含まれています。
ポリシーマニュアルに含まれるすべてのものを定義し、プロファイルを作成します。顧客の設計、発注書の受領、製造、検査、配達、製品回収などの主要な手順に関連するステップから始めます。

ポリシーは、特定の状況における従業員の予想される決定と責任を知らせる厳格なプロトコルです。それらは通常、法律および法令順守に関連しています。

手順は、ツール、コミュニケーション、プロセスフロー、および必要なスキルを含む、一連の論理的なイベントを強調するステップです。

プロファイルを索引の出発点として使用してください。
情報を格納する場所と開発されたリビジョン管理を決定します。レビューコントロールプロセスを最初から開発することは重要です。そのため、書き込みと編集を始めることで、変更を追跡することができます。

レビュー管理プロセスには、プロセスに関わるすべての人が変更を加えてそれらを実装する方法を認識できるように、一定レベルの権限と管理権限も必要です。

同じドキュメントの複数のバージョンを同時に編集しないでください。将来的に問題が生じる可能性があります。先入れ先出し法を使用し、必要に応じて、変更を追跡するためにもう一度変更します。
文書を書いている人がフォーマットについて心配する必要がないように、手順、方針、およびフローチャート用のテンプレートを作成します。

作家があなたの資料を整理するのに必要な他のドキュメント、ツール、およびリンクを指定するようにこれらのテンプレートにセクションを入れてください。フォーマットを指定し、用語集などの特定のセクションを参照用のメインセクションまたはドキュメントの一部にする必要があります。要件に関する可能な限り最良のガイダンスを作家に与えることは、後で新しい仕事をする必要性を減らすでしょう。
各セクションの内容を開発するために編集者および主題の専門家を割り当てます。要求されたテンプレート内を見て、頭字語を完全に書くこと、手順の手順を説明する際に一般化または詳細化することなど、他の規則を強調する例を挙げます。

手順内で決定がなされる場合は、追加の参照を強調し、従業員が十分な情報を得て十分な情報を得て、彼らが情報に基づいた決定を下せるようにします。意思決定を必要とする点は、通常手順が失敗するところですので、それらの分野でできるだけ明確にするようにしてください。公開する前に、説明されている各手順に従い、問題の可能性を特定するために、あなたの隣にいる人と一緒に手順を検証してください。
レビューチームを配置して、最終的な出版物をガイドし編集して、ドキュメントの言語と詳細レベルをプロセスのさまざまな段階で一貫させます。

トレーニングとトレーニング方法を改善することによって矛盾を解決します。すべての人が優先順位に関して同じ期待を持てるように、合理的な見直し周期（48時間など）を割り当てます。
各手順に責任を割り当て、権限のレベルを指定します。プロセスは定期的な見直しの上に構築されるべきです。人がポストを離れると、新しい管理者がそれぞれの手順に割り当てられます。最新版や改訂版については、状況が改善または変化したときに、従業員がポリシーおよび手順を共同で変更できるように、ポリシー作成者に相談する必要があります。

どうやって

タスクまたは手順が複数の人またはグループによって実行される場合は、最初に標準化してから文書化します。
一部の顧客は、ISO規格、または顧客サービス、契約、財務、在庫、通信、品質および法的文書などのプロセス文書に関する同様の規制を持たない企業または企業との取引を成立させません。 ISOは、ポリシーと手順を迅速かつ容易に作成するための一般的な業界固有のテンプレートとトレーニングを提供し、国際的に認められた標準です。
必要に応じて、教育、トレーニング、および改訂された手順の実施のためのプロセスを作成します。だれも相談しない基準を変更しても、従業員にとって役に立ちません。

お知らせ

一部の政権は、解釈を可能にし、監査を最小限に抑えるための手順について曖昧な情報を提供することを好む。従業員の業績を向上させるために詳細な情報を使用することを好む人もいます。
曖昧な指示のために話し合いや言語や内容のさまざまな解釈やプロセス上の問題がある可能性がある場合は、細部を適度に使用し、それを明確にするために特定のセクションを検討します。
ポリシーや手順が暴走したり、重複したり、冗長になったり、あるいは詳細になりすぎて対処することは非常に一般的です。
インデックスを使用し、必要に応じて他の分野の他のセクションに人を配置することによって重複を最小限に抑えるようにしてください。
環境法は非常に重要です。公開される前に予備的な状態でそれらが取り組まれることを可能にする新しい手順を導くためのプロセスを作成しなさい。ワークアウトが新しい手順の開始でヒットすることを確認してください、そうでなければ論争やフラストレーションがあるでしょう。専門家に助けを求める。これは将来多くの「指差し」を避けるでしょう。