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カスタマーレターは通常、特定の形式に従っており、よく計画されており、プロフェッショナルに見えます。挨拶や締めくくりなど、普遍的な要素があります。請求手続きについて話す人には、会社の支払いポリシーに関する情報が含まれ、顧客が請求書を支払う方法が説明されています。これらのポリシーへの変更は、発生した変更について書面で通知するために、顧客に郵送で送付する手紙で伝達する必要があります。
オープニング
手紙の冒頭には、書かれた日付、受信者の連絡先情報、および挨拶が含まれています。 「Dear Customer」の挨拶が書かれた手紙のセクションは、お客様の連絡先情報の下の二重スペースに書かれます。挨拶は、氏または夫人と姓などのタイトルで顧客に正しく対処します。
手紙の目的
目的の段落は、請求システムに変更が生じることを知らせるために書いていることを顧客に通知します。この段落には、この書簡が徴収書ではないことの保証も含める必要があります。
消費者への影響
効果の段落は詳細であり、会社が実施している変更が顧客に影響を与える方法をリストしています。これらの影響には、支払いが送られる新しい請求先住所または新しい請求日が含まれる場合があります。これらの変更は、積極的にそして顧客に有利に書かれる必要があります。それぞれの変更は、顧客にとっても会社にとってもメリットであることを説明する必要があります。
閉鎖
締めくくりのセクションには、「ご愛顧ありがとうございます」、「誠にありがとうございます」、または簡単な「ありがとう」など、お客様への締めくくりの声明を含める必要があります。入力した名前、署名、連絡先情報が含まれます。顧客が質問がある場合に連絡するために、電子メールアドレスも含める必要があります。