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企業環境でも小売環境でも、問題がある場合は上司の注意を引く必要があります。手紙で懸念を示すことで、上司は誤解の余地を残さずに、何が起こっているのかを正確に理解できるようになります。あなたの考えや考えがすべて明確に表現されるからです。これを行うには、いくつかのガイドラインに従って、懸念が専門的な方法で対処されるようにします。
重要な懸念事項を強調する
手紙の最初の段落で、上司に連絡している理由を正確に説明してください。最初の2つの文を使用して、仕事の懸念事項を通知し、フォローアップで問題の原因を直接説明します。この初めに、懸念の主な理由を強調することが重要です。例えば：
「こんにちは、スミスさん。私の部署に割り当てられている造園作業について多くの落胆した懸念があるので書いています。私の観察では、非常に疲れた従業員が時間外に到着し、専門外で機械を操作していることに気付きました。」
具体的な例を提供する
手紙の目的が説明された後、具体的な例を提供することによって状況を詳しく調べます。これにより、状況が明確に理解され、手紙が見過ごされる可能性が低くなります。例えば：
「2011年3月1日、ジェイソンS.マスターズは到着時刻の1時間半後の午前10時45分に職場に到着しました。到着すると、過度に疲れているように見え、スキャンを実行せずにマシンの操作を開始しました。午後、ヘルメットを着用したり、安全対策を講じたりせずに重機を扱っている従業員が何人かいることに気づきました。
感情的なフレーズを避ける
手紙の作成中は、過度に感情的になることは避けてください。これは、手紙の専門性と正当性を低下させる傾向があるためです。すべての指示が事実に基づいており、感情的な含みがないことを確認してください。手紙の目的は、懸念の正確な原因を概説するために必要な情報を上司に提供し、上司が必要と判断した場合に行動できるようにすることです。
改善を提案する
手紙の最後に、あなたの懸念について提案してください。それらが本当に提案であり、要件ではないことを確認してください。提案の前に、「あなたはそれが良いと思いますか...」または「たぶんそれは役に立つだろう...」のようなフレーズを使用します。レターのこの部分を使用してアイデアを提示し、会議のリクエストで終了して、懸念について話し合い、アイデアを交換して他の問題を修正できるようにします。