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メモ形式のレポートは、組織内で配布される予定の短い文書（10ページ未満）に適しています。たとえば、売上報告書やプロジェクト分析文書は、メモ形式の候補です。彼らは正式な報告書が要求するすべての威厳と紹介を必要としません。これは主に毎週、毎月、または4ヶ月ごとに配布されるレポートに関係します。それにもかかわらず、メモ形式のレポートを計画、作成、および作成する際には、会社の連絡文書と同じように注意する必要があります。
説明書
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レポートがカバーするトピックをトレースします。読者の視点に立ち、必要な情報や欲しい情報をすべて含めるようにしましょう。
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レポートを検索してください。ステップ1のトピックをカバーするために必要なすべての関連情報を収集してください。
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収集したデータを説明するための視覚的な支援を作成します。各画像に適切なタイトルとキャプションを付けます。
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検索結果を確認し、レポートを分割して表示するために使用するタイトルを決めます。その形式と内容によって、セクションのタイトルが決まります。たとえば、売上レポートに各販売地域または製品ラインのセクションを含めることは理にかなっています。
レポートを計画する
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読者のことを念頭に置いてレポートの本文を書いてください。必要に応じて視覚的サポートを挿入してください。
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読者に報告書の重要なポイントの簡単な概要を与える管理上の要約を書きなさい。
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特定のセクションが始まる場所を詳細に示すインデックスを作成します。
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読者が各図表、図、または表を見つけることができる場所を知ることができるイラスト表を作成します。
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送信メモを書き出します。あなたの会社が印刷されたメモやテンプレートを使っているなら、それらを使ってください。それ以外の場合は、単純な形式を使用してください。見出しと、 "from"、 "to"、 "subject"、およびdateフィールドを必ず含めてください。
レポートを書く
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作成した部分を次の順序でまとめて、レポート全体をまとめます。送信メモ、目次、イラストのリスト、管理サマリー、レポート本文。
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レポートを確認するように友人や同僚に依頼してください。
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必要な修正を加えます。
レポートを完成させる
どうやって
- レポートが複数の受信者に送信される場合は、送信メモにすべての名前を含める代わりに配布リストを作成できます。名前をアルファベット順にリストするか、最も重要な人々の名前をリストの一番上に配置します。まるでそれが履歴書の表紙であるかのようにあなたの放送メモを作りなさい。あなたが直接報告を読者に届けているかのように書いてください。レポートの人気タイトルには、概要、問題分析、目標、推奨事項、傾向、タイムラインとプロジェクトのマイルストーン、代替方法とコストが含まれます。