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ビジネスレターとあまり正式でない、または個人的なレターの違いは、それぞれの両方の構造にあります。非公式の個人的な手紙では、手紙の要素やその他のアイテムの処分に関して、送信者の裁量を認めています。一方、ビジネスレターは、スタイルとフォームの厳格な基準に従う必要があります。レイアウト、段落構造、技術書式などの重要な要素により、適切なビジネスレターと非公式のレターが区別されます。
ヘッダーとクロージャー
ビジネスレターのヘッダーには、送信者の名前、住所、日付が含まれている必要があります。左マージンのヘッダーを揃え、情報用に1つのスペースを選択します。受信者の連絡先情報は、単一のスペースでヘッダーから分離し、郵便番号を含む受信者の氏名と住所を含める必要があります。非公式な手紙を書いている人は、手紙のヘッダーで1つの挨拶だけを使用することを選択できます。ビジネスレターを閉じるには、別れの挨拶と署名が必要です。多くの場合、ビジネスレターには、署名と、その下に入力された送信者の名前、およびライターが保持している資格情報やタイトルが含まれます。お別れの挨拶と手書きの署名用に入力した名前の間に4つのスペースを使用します。個人的な手紙が終わると、送信者の名前とあまり正式でない挨拶で十分です。
本文のスタイル
非公式な性格の個人的な手紙は、ビジネスレターのスタイル上の制限なしに機能します。送信者は、受信者との対話の通常の特性に一致するスタイルまたはトーンを選択できます。ビジネスレターでは、スタイルはレターの意図に沿ったものでなければなりません。受信者を送信者またはビジネスサービスに慣れるために設計されたビジネスレターは、はじめに紹介する必要があります。次に、送信者はテキストバランスを使用して、受信者に手紙の意図またはアクションの要求を通知する必要があります。たとえば、販売状は売り手と製品を紹介し、製品が受取人にどのように役立つかを指示し、最終的に読者に行動を促す-製品またはサービスを購入する必要があります。
フォーマットの技術的な違い
ビジネスレターの標準的な技術基準には、ページの上下に2.5 cmのスペースがあり、側面に2 cmのマージンが含まれています。ビジネスレターの日付は、省略せずに、完全な形式で、月、日、年を含める必要があります。送信者はビジネスレターに適切なタイトルを使用する必要がありますが、重複を避けてください。受信者のフルネームは、ビジネスレターにコロンを付けて、あいさつ文に表示する必要があります。個人的な手紙には、姓または名前とそれに続くコンマを含めることができます。タイトル、作家の連絡先情報、およびオープニンググリーティングの間にスペースが必要です。あいさつ文と本文の各段落の間にもスペースが標準です。 Times New Romanなどの12ポイントのセリフフォントをビジネスレターに使用し、テキストの間にシングルスペースを入れます。ビジネスレターは常に入力する必要がありますが、手書きにすることで個人的な印象が加わります。
あとがきに関する重要な質問
閉鎖後、ビジネスレターには、コピーのリリースなどの適切な投稿が含まれている必要があります。 「cc：」は、手紙が他の人にも転送されたことを意味します。あとがきは、ビジネスレターに含まれる資料の表記に適した場所でもあります。ビジネスレターのボックスパターンの数と性質とともに、クロージング署名の後に含まれるアイテムとして、添付のドキュメントを参照する必要があります。