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地籍記録は教会の指導者にとって重要な行政上の道具です。これらのトークンに含まれている情報によって、彼らはメンバーと必要な連絡を取り、困難な時に助けを提供することができます。彼らはまた、メンターが教会の活動やプログラムを推進したり、講座や活動への参加についての詳細を使って会員の精神的な進歩を追跡したりするのを助けます。会員証を最新の状態に保つことは難しい作業ではありませんが、一定の仕事と個人的な組織が必要です。
説明書
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あなたの選んだ道具で電子フォームを作成しなさい。簡単にファイルを識別できるように、教会名と単語「member profile」を上部に入力してください。次の質問を含め、答えられるように空白を残してください。 （2）生年月日。 （3）自宅住所、自宅電話番号、携帯電話番号、Eメールアドレス。 （4）配偶者の有無（5）配偶者の名前（6）結婚記念日。 （7）子供の名前、年齢および学校教育。 （8）回心の簡単な証言。 （9）バプテスマの場所と日付。 （10）職業と雇用の場所（11）民族性。 （12）省庁が関与する分野。 （13）履修したコース（14）昔の牧師と教会の名前。
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いつフォームを配信するか、情報を要求するかを定義します。 1つの提案は、教会に初めて到着する人たちのための短くて簡単な「訪問者情報」カードを提供することです。このカードは、現時点で最も重要な情報（名前、住所、連絡先、および子供の名前と年齢）のみを要求できます。その後、これらのデータは、ボランティアまたは事務所の職員によって地籍記録に転送され得る。これは、教会が初めて教会にやって来る人々にとって邪魔にならないようにするでしょう。コースに参加するときや教会に参加することに興味を表明するときは、完全な情報を要求するか、登録フォームを送信することをお勧めします。
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データベースの保守を担当する担当者を選択してください。複雑な作業ではありませんが、常に注意が必要です。人々は住所の変更、Eメールの変更、新しいコースの受講、または新しい省庁への参加を行うことができます。誰かがやってくる人々を追加し、四半期ごとに行われる調査のような方法でトークンの情報をある頻度で更新するための方法を開発する割り当てを与えられるべきです。
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流通経路を探します。つまり、レコードを利用可能にするためにどのような媒体を使用するのかを考えます。これは、個別にまたは組み合わせて使用されるいくつかの方法で実行できます。トークンを案内所に置いたり、コースに渡したり、事実上教会のウェブサイトに掲示することができます。それについての会衆に思い出させることに加えて、開示の方法を決定し、この活動を発表することが重要です。
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参加者の個人情報を保護するために、メンバーの会員記録をどこに保存するかを定義します。ロックされたままのファイルとしてのモバイルは、この機能で使用することができます。情報が電子的に保存されている場合は、コンピュータがパスワードで保護されていることを確認してください。情報が安全であり、誰がそれにアクセスできるかを会衆に知らせます。