会計メモを書く方法

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あなたが会計士として書いたメモはあなたのあなたの職業経験とあなたの信頼性についてあなたに多くを伝えます。会計士は、同僚や監督者のための非公式のもの、部署のための正式なもの、顧客のための請求書など、あらゆる種類のメモを作成する責任があります。不適切に書かれた会計メモは受信者を混乱させ、あなたの会社の名声を傷つける可能性があります。明確で正確な会計メモを書くことを学ぶことは、効果的なビジネスコミュニケーションとあなたの組織内での好評を確立するための鍵です。

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効果的なメモを書くことは、すべての会計専門家にとって重要なスキルです。 （クリエイターズ/クリエイターズ/ゲッティイメージズ）

あなたのメモの聴衆と目的を決定します。それらのほとんどは、問題への注意を引く、解決策を提供する、会社の公式目標を伝える、または新しい情報を伝えるために使用されます。部署が1つしかない場合は、オフィス全体にメモを送信しないでください。また、資料の機密性、および公式の覚書を通じた情報の伝達がより適切に行われるのか、直接伝達されるのかについても検討します。
次のセクションを使用してメモヘッダーをフォーマットします：TO ：（受取人の名前と役職）、DE：（あなたの名前と役職）、DATE：（完全な日付と現在の日付）そしてSUBJECT：（メモについて）。

受信者が正しい名前と正式な役職で扱われるようにします。件名を具体的かつ簡潔にしてください。たとえば、件名としての「学期の終わり」は受信者にとって何かを意味します。代わりに、「学期末までに新しいアーカイブプロセス」のようなものを使用してください。
冒頭部分でのメモの概要を簡単に説明してください。オープニングスレッドの目的は、なぜ彼らがメモを受け取っているのか、そしてなぜ彼らは文書を読むべきなのかを受信者に明確にすることです。冒頭部分は短い段落にまとめてください。
メモの問題、出来事、状況、または文脈を記述する文脈を追加する。文脈はあなたの次の段落（ "前学期の出願手続きに関連する混乱のために..."）の冒頭文、またはすべてを取得するのに必要な情報量に応じた完全に別の段落のいずれかです。遅れないようにするための受信機。

課題または問題を解決するために何が行われているのかを説明するメモの一部であるタスクセグメントでコンテキストをたどります（「次の学期のために新しい提出手続きを実施中...」）。当面の問題の複雑さに応じて、タスクセグメントを文または短い段落にしてください。
追加の詳細とサポートを提供する完全なディスカッションでタスクスレッドを追跡します。ディスカッションスレッドはメモの最も長い部分であるべきで、それによって確立された勧告を支持するすべての事実と研究を含みます。最も関連性のある詳細とエビデンスの長所を使って進めます。
メモを受信者に実行させたいアクションを丁寧に記載した、短い段落で、メモを完成させます（「来月から新しい保管手順に従ってください。 .. "）。メモに記載されている行動に従うことで、受信者がどのように利益を得るかを強調します（「これらの新しい保存手順によって時間が節約され、作業負荷が軽減されることを願います」。