スキャンした文書をExcelに変換する方法

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スキャンした文書をExcel文書に変換することは、3つのステップで実行できるかなり単純なプロセスです。まず、原稿をスキャンします。次に、光学式文字認識（OCR）ソフトウェアを使用してそれをテキストに変換します。そこから、このプログラムに情報を取り込むためにExcelの "Excelへのテキスト"ウィザードを使用してください。

説明書

光学式文字認識は文字とイメージの類似性を評価し、プレーンテキストで単語を返します （Fotolia.comからlamaxによる講義àla loupe image）

1. Microsoft Officeツールの[プログラム]メニューで、[Microsoft Office Document Imaging]を開き、ファイルを開きます。コンピュータは自動的に認識するはずですが、認識しない場合は、ツールバーの[OCRを使用してテキストを認識する]をクリックします。 [Wordにエクスポート]ボタンをクリックします。

2. [名前を付けて保存]機能を使用してファイルに名前を付け、オプションの一覧で[プレーンテキスト]（.txt）として識別されている形式を選択します。 「保存」をクリックするとダイアログボックスが開き、いくつかのオプションが表示されます。 [改ページ]オプションをオンにしていることを確認してください。そうしないと、Microsoft Wordによってテキスト全体が1行に保存されます。完了したら、[保存]をクリックしてMicrosoft Wordを終了します。

3. Microsoft Excelでファイルを開きます。このプログラムには、ウィザードと呼ばれる、ユーザーをタスクに誘導するために作成された多数のアプリケーションがあります。変換ウィザードは、最近のバージョンのExcelで自動的に開きます。ウィザードの手順に従います。通常はデフォルトの "delimited"を選択するのが最善です。 「区切り」とは、データ列がコンマ、スペース、その他の類似の方法など、いくつかの機能で区切られていることを意味します。 Excelには多くのオプションがあります。

4. 区切り記号を選択します。これは、ウィザードのステップ2で、データの列を互いに分離するものです。 Microsoftのコンバーターを使用している場合、選択はおそらく「スペース」になります。

   
   

5. ウィザードの手順3でExcelの列の形式を指定します。一般形式または標準形式にする必要がない列を選択し、それをウィザードの右上隅にある列データ形式に変更します。これが終わったら、[完了]をクリックします。最後に、データはExcelにあり、使用できるようになっているはずです。

お知らせ

• 光学式文字認識は完璧ではありません。テキスト文書として保存する前に、Wordのコピーに対して元の文書を次に確認します。

必要なもの

• Microsoft Wordソフトウェア
• Microsoft Excelソフトウェア
• Microsoft Document Imagingなどの光学式文字認識（OCR）ソフトウェア