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企業にとっては、プロフェッショナルで丁寧な方法で電話に答えることが不可欠です。電話は、ほとんどの企業とその顧客との間の主要なコミュニケーション手段であり続けています。あなたが会社に対するいくつかのカスタマーレビューを読むならば、あなたは彼らが彼らが電話でどう扱われるかに従って会社についての一般的な意見を形成する傾向があることに気付くでしょう。顧客は、電話に出るまでの呼び出し回数、迎え方、待ち時間、および電話の終わりに満足しているかどうかに基づいて判断します。
説明書
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3番目の呼び出し音の前に電話に出ます。これは毎回可能ではないかもしれないので、これは全体的な目標であるはずです。電話にすばやく応答しない場合、顧客はそれを専門的なものとは見なしません。すぐに電話に出られない場合でも、少なくとも顧客に挨拶して、しばらく待つように依頼してください。
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専門的に電話に出ます。ほとんどのビジネスでは、標準的なグリーティングが適切に機能し、すべての電話に同じ方法で応答するように全社的なポリシーを作成できます。あなたの会社名で簡単な挨拶をして、あなたがどのように手助けができるか尋ねてください。たとえば、「こんにちは、XXXに電話をしていただきありがとうございます。どうすれば私はあなたを助けることができますか？」のように言うことができます。
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顧客が話している間は注意深く聞いてください。クライアントは、自分が言っていることに注意を払っていないと思ったとき、または言ったことを何度も繰り返す必要があるときに、腹を立てます。電話中に他の活動をしないようにし、クライアントに十分注意を向けてください。
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話している間は笑ってください。あなたが微笑むとき、それは電話により満足しているようで、顧客はそれに積極的に反応します。また、顧客が緊張していても良くないときでも、常に親切で礼儀正しくしてください。
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顧客に何かを説明するときは、ゆっくりとはっきりと話してください。あたかもすぐに電話を切ろうとしているかのように、顧客は急いでいたくはありません。長いプロセスを説明するときや会社の方針を説明するときは、ゆっくりとはっきりと話すことが特に重要です。顧客が完全に理解し、疑いの余地がないように、すべてを詳細に説明する必要があります。