コンテンツ
潜在的な顧客と法律事務所との間の最初のコミュニケーションは通常電話と受付係によって行われます。したがって、会社の受付係は常にプロフェッショナルで丁寧であることが重要です。プロ意識を維持することは、特に毎日大量の電話を受ける受付係にとっては難しい場合がありますが、法律事務所で電話を受けるときは常に従うべき特定の原則があります。
電話を受ける
法律事務所の名前、あなたの名前を言ってそれぞれの電話に答え、そして電話している人を識別して、「どうすればあなたを助けることができますか？」と尋ねます。例：「おはようございます、これはXとYの法律事務所です、ジェーンは、誰と話していますか？」発信者を名前で識別したら、「どうすれば今日のZ夫人を助けることができますか」と尋ね、残りの会話ではクライアントを名前で参照することを忘れないでください。各通話中の注釈は、特に名前に関しては便利です。会話中は前向きな口調を保ち、辛抱強く、気分を失うことはありません。専門用語、スラング、または "aham"や "hum"のような非単語の使用を避けます。
発信者のニーズを特定する
潜在的な顧客が自分のニーズを満たすために必要なものを注意深く聞き取り、要求された情報を明確かつ簡潔な方法で提供することが非常に重要です。どの電話にも、情報を探している人や特定の人がいます。
オフィスの適切な人に電話を転送する
電話を弁護士に転送する必要がある場合は、電話で転送を待つようクライアントに依頼してください。それから弁護士に連絡し、電話の依頼人の名前と目的で電話をかけるので、弁護士がいる場合は転送してください。顧客が45秒以上回線を待機したままにしないでください。この期間の後、クライアントが待機を続けることを好むか、弁護士が電話をかけ直すときにそれを希望するか、または後で電話をかけることを好むかを尋ねます。
通話終了
電話を切る前に、何か他のことができるかどうか尋ね、顧客に法律事務所に電話してくれたことに感謝する。潜在的な顧客にサービスを雇うよう説得することは受付係にとってまれですが、クライアントが貧弱な、失礼な、または非専門的なサービスによって紛失することは非常に一般的です。