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Microsoft Wordで差し込み印刷を使用して、受信者ごとにカスタマイズされたレターまたはドキュメントのセットを作成します。これを生成するには、メインドキュメントを作成し、それを連絡先リストにリンクし、情報を「マージ」するプレースホルダーフィールドを作成します。これを行うと、連絡先データソースからの情報は、ドキュメント内の対応する差し込みフィールドを置き換えます。さまざまな差し込み項目を使用できますが、その一部には同様の条件がある場合があります。そのような差し込みフィールドはIFフィールドコードです。
ステップ1
ダイレクトメールを作成するときは、「メール」タブをクリックしてください。 [フィールドの作成と挿入]で[ルール]を選択します。 「If ... Then ... Other」をクリックします。このルールを使用すると、1つの情報に対してアクションを指定し、別の情報に対して別のアクションを指定することができます。たとえば、IFフィールドを使用して、特定の地理的場所にいる人にのみ手紙を送るように選択できます。
ステップ2
[フィールド名]で、差し込みフィールドを選択します。たとえば、「市」を選択します。
ステップ3
[比較]で、受信者を選択するオプションを選択します。たとえば、「同じ」を選択して、特定の都市の受信者を選択します。
ステップ4
[比較対象]の横に、受信者の選択に使用する差し込み項目の値を入力します。サンパウロに住んでいる受信者のみを選択するには、「サンパウロ」と入力します。
手順5
[このテキストを挿入]の横に、条件が類似している場合に表示する情報を入力します。サンパウロの住民へのメッセージをパーソナライズするようなものを入力します。
手順6
[それ以外の場合は、このテキストを挿入します]に、指定された条件を満たさない受信者（サンパウロに住んでいない受信者）に一般的なテキストを提供するものを入力します。