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大小を問わず、ほとんどの企業にはフロントデスクまたはフロントデスクがあります。カスタマーサービスを扱う従業員の標準的な業務手順は、会社全体の効率を向上させる義務と責任から成ります。これらの従業員は、可能な限り最善の方法で自分の役割を果たすために、自分の役割のあらゆる側面を十分に理解する必要があります。
ゲートウェイとして機能する
受信側の従業員が果たす最も重要な役割は、「ゲートウェイ」またはゲートキーパーです。あなたは、顧客が到着時に最初に会う人であり、通常、彼らがオフィスに電話をしたときに最初に話をする人です。あなたは友好的でクライアントに礼儀正しくなければなりませんがまた彼らの権威を維持するべきです。あなたの態度はビジネス全体に肯定的または否定的に反映するでしょう、そしてあなたは常にこれを覚えておくべきです。上司には、受け取る時間があり、話をしたい人とだけ会うようにするのはあなたの責任です。常に直接かつ適切に人を治療してください。あなたは誰かに彼がメッセージを残す必要があること、あるいは彼が座って待っているべきだと言う必要があるかもしれません。
日常的なタスク
ほとんどのオフィスでは、受付係は、電子メールの管理、ボイスメールの聞き取り、小銭入れの準備、植物の散水、テーブルの補充などの日々の活動を処理する必要があります。その日のすべてのタスクのリストを保持しておくと、忘れてしまうのを防ぐことができます。問題が発生した場合は、電話帳の保守、IT、その他のさまざまな担当者が電話をかけなければならないため、アドレス帳を重要で頻繁に使用される番号で保守することも便利です。
あなたが何かを忘れないようにあなたの毎日の活動のリストを作りなさい （コムストック/コムストック/ゲッティイメージズ）
約束の議題を整理する
最後に、この作品が上司のアシスタントなどの別の従業員に委任されていない限り、受付は議題が維持される場所です。今後の活動やキャンセルされた予定に常に注意してください。キャンセルの場合は、満席の日に予約を希望する人の名前と人数を忘れないでください。時にはそれは暫定的な約束をする必要があるかもしれません、その場合、ちょうど予定にポストイットを入れてください。常に鉛筆を使用することを忘れないでください。時間が変わった場合に消去して隠すのが簡単になるからです。
