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あなたがあなたの仕事についての懸念があるならば、あなたが企業または小売環境で働いているかどうかは関係ありません、あなたはあなたの上司の知識にそれらを取得する必要があります。あなたの考えやアイデアはすべて明確に表現されるので、手紙を通してあなたの懸念を示すことはあなたの上司が誤解の余地を残さずに何が起こっているのかを正確に理解することを可能にします。これを行うには、あなたの懸念が専門的に調整されていることを確認するためのガイドラインに従ってください。
主な関心事を強調する
手紙の最初の段落で、あなたが上司に連絡を取っている理由を正確に説明してください。最初の2つの文章を使用して、作業上の懸念について説明し、あなたを悩ませていることについての簡単な説明を続けてください。最初に、懸念の主な理由を強調することが重要です。例えば、
「こんにちは、スミスさん、私は自分の部署に割り当てられた美化作業について多くの不快な懸念を抱いているので、私は書いています。」
具体例を挙げなさい
手紙の目的が説明された後、特定の例を提供することによって状況を深めます。これはあなたに状況の明確な理解を与え、あなたの手紙が見過ごされる可能性を減らすでしょう。例えば、
「2011年3月1日、Jason S. Mastersは入社時間の1時間半後の午後10時45分に職場に到着しました。到着すると、彼はひどく疲れているように見え、午後、私は何人かの従業員がヘルメットをかぶったり安全のための予防措置を取らずに重機を扱っているのに気づいた」
感情的なフレーズを避ける
手紙の製作中に、過度に感情的にならないでください。これは手紙の専門性と正当性を低下させる傾向があるためです。すべての記述が事実に基づいており、感情的な意味合いがないことを確認してください。この手紙の目的は、懸念の正確な原因を明確にするために必要な情報を上司に提供して、必要と判断した場合に行動を起こすことができるようにすることです。
改善を提案する
手紙の最後に、あなたの懸念についての提案をしてください。それらが本当に要件ではなく提案であることを確認してください。提案の前に、「もっと良いと思いますか」や「役に立つかもしれません」などのフレーズを使用してください。あなたの懸念について話し合い、他の問題を解決するために意見を交換することができるように、あなたの考えを提示し、それを会議出席依頼で終えるために手紙のこの部分を使ってください。