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多くの場合、ビジネスの世界では、より大きなレポートに添付するために、郵送、速達、または電子メールで送信できるカバーレターを含める必要があります。正式なカバーレターは非常に特定の目的を持っており、内容を提示および説明し、レポートの顕著なテーマを繰り返し、また実行する次のステップまたはアクションを示すように記述する必要があります。
レポートのカバーレターを書く
ステップ1
会社のレターヘッドを使用して、添付文書の重要性を尊重してレポートのプレゼンテーションレターを作成します。レターヘッドメールを使用している場合でも、メールページに会社のロゴの画像を含めて、紙の手紙のように扱ってください。
ステップ2
日付だけでなく、姓名、肩書、会社名、住所、市区町村、郵便番号などの住所情報も含めます。 「カロ」の挨拶に続けて、個人が見知らぬ人の場合は「ミスター」または「ミセス」などの正式な挨拶を、個人が知り合いの場合は「カロ」のように受信者の姓名を使用します。
ステップ3
本文の段落には、「この書簡は、レビューまたはコメント（または必要なアクション）の（レポートの名前）を提供します。この機会に、レポートの主題を要約してください。レポートの目的をできるだけ簡潔に-せいぜい1文か2文で。
ステップ4
ここでレポートの結論に注意してください。ただし、レポートの結論の核心には触れないでください。カバーレターだけでなく、実際のレポートを読者に読んでもらいたい。この書簡は、最終レポートで何が見つかるのかについて読者の食欲を刺激するはずです。
手順5
正式な完了セクションまたは次のステップを作成します。ここでは、受信者の希望するアクションを示します。彼らに文書を転送するか、文書に署名するか、結果を提示するために大規模な会議を調整しますか？緊急のアクションが必要な場合は、次のステップ、および日付と日付について非常に具体的に説明してください。
丁寧に、誠実に、または思慮深く、正式な挨拶でカバーレターを終了します。手紙の著者の名前と肩書きを含めます。レポートを受け取る他の人の名前とカバーレターをメールの「コピー」スペースにコピーしてください。