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労働者の雇用の証明や学生の勉強の修了など、証明書を書くように求められることが何度もあります。認証書は基本的に確認書であり、理想的には直接で簡潔であるべきです。何らかの目的で証明書を作成し、標準のビジネスレター形式を使用し、できるだけ具体的なものにする必要がある場合は、この種類のレターを公式文書として使用することができます。とてもはっきりしています。
説明書
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あなたのプロのレターヘッドで一枚の紙に手紙を入力してください。持っていない場合は、あなたの名前、住所、電話番号、そしてプロのEメールアドレスを含むヘッダをドキュメントの一番上に作成してください。
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ダブルスペースして現在の日付を入力してください。もう一度ダブルスペースして、受信者の名前と役職、会社名、住所を入力します。
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正式な挨拶から始めて、適切な接頭辞を付けて受信者に名前を付けます。たとえば、「Jonesさん」です。
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件名と、文字の内容を示す短いタイトルを入力します。たとえば、「件名：Mary Charlestonの雇用証明書」などです。
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序文の段落を入力して、あなたが認定しているものを正確に説明してください。件名に個人名、会社名、または日付が含まれる場合は、それらを含めます。たとえば、「これは、Mary Charlestonが2008年11月3日から2010年3月4日までRoberts Bankに雇用されたことを証明するためです。」
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2番目の段落を入力して、あなたが手紙を書いている権限の下で説明してください。言い換えれば、あなたはこの要求を証明するために呼ばれた個人だからです。前の例では、送信者はMissの頭になります。ロバーツバンクのチャールストン。
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受信者に時間をかけて感謝し、「誠意をこめて」などの正式な挨拶で終わります。ダブルクリックして名前を入力してください。文字を印刷し、入力した名前の上に署名します。