クロージングとイニシャルで正式なメモを書く方法

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正式なメモを書くことは、社内でコミュニケーションをとるための効果的な方法です。正式な声でメモを書きますが、読者を脅かすのではなく通知することをお勧めします。メモに含まれている追加情報は添付ファイルとして知られており、クロージャは通常レターに含まれています。正式なメモには、特定のセクションと、最後の作家とヘルパーのイニシャルが含まれています。ほとんどのメモは1ページ以下ですが、複数のページがある場合は必ず最後に要約段落を入れてください。

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正式なメモは特定のフォーマットに従います （Fotolia.comからfirelover123によるメモ画像）

メモの冒頭には、 "To"、 "From"、 "Subject"というセクションがあります。添付ファイルを含める場合は、誰がそれらの添付ファイルを受け取る必要があり、誰がメモのコピーだけを必要とするのかを決定し、配布された情報と添付ファイルを全員に知らせます（添付ファイルを作成した人は受け取る必要はありません）。それ）。「To」ヘッダーに文書を受け取る全員の名前を入れてください。最後のメモの「CC」にコピーしたい人を含めてください。一部の人々は「隠しコピー」として追加されて、個人的にその文書を受け取ることがあります。メモのコピーを受け取りますが、「宛先」または「CC」には表示されません。
メモの本文をはっきりと簡潔に書いてください。わかりやすく正式な言葉を使うが、メモを威圧的または軽蔑的な口調から遠ざけてください。大きな文書には、読みやすくするためにいくつかの段落を含める必要があります。
著者の頭文字とそれに続くヘルパーの頭文字（ "XX / aa"）でメモを完成させてください。作者のイニシャルは大文字で、ヘルパーのイニシャルは小文字でなければなりません。以下の2行は、「Attachments（x）」という単語を括弧で囲まれた添付ファイルの数と共に読みます。それから、あなたが彼らにコピーを受けさせたい人々をリスト形式でリストアップしてください。隠しコピーで受け取る人は、コピーに手書きでなければなりません。匿名でコピーされたことがわかるように、 "CCO"を含めることを忘れないでください。メモの作成者は、 "差出人"セクションの最初の人になるはずです。