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時間をかけて従業員向けトレーニングマニュアルを作成するのは、面倒な作業のように思えるかもしれません。 Microsoft Word 2007ツールを使用すると、このプロセスが簡単になります。書き始める前に、いくつかの計画を立ててください。従業員が完了する必要があるタスクと、それらを支援するために説明できるタスクを決定します。対面式のクラスでもセルフガイドツアーでも、マニュアルを使用する状況を計画します。必要なマニュアルの種類がわかったら、アイデアを実現するために使用できるツールをいくつか紹介します。
準備
ステップ1
Wordの境界線ツールを使用して、従業員が学習する必要があるタスクの複数レベルのリストを作成します。このプロセスは、マニュアルの長さを決定するのに役立ち、作業を小さな部分に分割し、従業員に説明しやすくなります。 Wordで境界線ツールを使用するには、空白の文書から開始して[ホーム]を選択する必要があります。 「段落」グループには、3つのボタンがあります。ポイント、数字、マルチレベルリストです。 「マルチレベルリスト」を選択するか、下矢印をクリックして境界線オプションのリストを選択します。独自に作成することもできます。パラメータを記述します。 「Tab」を押して、マルチレベルリストの次のレベルに移動します。戻るには、「Shift + Tab」を押します。トレーニングの手順やその他の情報を書き込んで、ジョブで必要なタスクを実行する方法を従業員に説明します。
ステップ2
Wordのヘッダー関数とフッター関数を使用して、ドキュメントの各ページにページ番号、セクションコンテンツ、およびタイトルを追加します。ヘッダーとフッターは、従業員がトレーニングマニュアルのどこにいるかを知るための重要な視覚的リファレンスです。トレーニングを行うとき、ページに数字を追加すると、特定のページをいくつかの主題に関連付けるのに役立ちます。 [挿入]タブをクリックし、[ヘッダーとフッター]セクションで[ヘッダー]を選択します。ヘッダースタイルのオプションがあるか、独自のスタイルを作成できます。ヘッダーはマニュアルの各ページに表示されます。または、ヘッダーが反対のページにのみ表示されるように変更して、マニュアルが本のように表示されるようにすることもできます。フッターはページの下部に表示され、通常はページ番号、日付、ユーザー情報を表示するために使用されます。ヘッダーとフッターセクションで[フッター]をクリックすると、以前と同様に、いくつかのタイプから選択できます。
ステップ3
カバーを追加して、従業員ガイドなど、従業員に配布する他のアイテムとトレーニング資料を区別します。ページセクションの[挿入]タブ、[カバー]の順にクリックして、独自のカバーを作成します。さまざまなカバースタイルが表示され、選択したり、独自に作成したりできます。マニュアルにわかりやすいタイトルを付けます。これらのマニュアルはグループで作成されることが多いため、作成日と著者を含めてください。
ステップ4
見出しを追加して、トレーニングドキュメントの目次を作成します。これは、従業員の使用を容易にするために視覚的に整理するのにも役立ちます。あらかじめ作成された境界線を使用して、件名ごとに異なるスタイルの見出しを作成します（このヘッダーはページの上部にあるものとは異なります）。ヘッダースタイルは、さまざまなトレーニングセクションやさまざまなサブセクションを示すために使用するフォントスタイルです。
コーポレートレターの書き方についてのマニュアルを書いている場合、見出し1は「コーポレートレターの書き方」である必要があり、サブタイトルは「含める内容」にすることができます。見出し1と2をマークするには、[ホーム]を選択します。スタイルセクションには、見出し1、見出し2、キャプションなど、さまざまなスタイルが表示されます。最初の見出し1として使用するテキストを選択し、[見出し1]セクションをクリックしてその重要性を示します。次のセクションをクリックして、ヘッダー2を作成します。境界線全体をたどり、ヘッダー1と2を選択します。これらは、完了すると目次に含まれます。
手順5
テーブルとコンテンツ（TDC）を追加して、従業員が必要に応じて必要な情報を見つけられるようにします。文書に主見出しと副見出しを既に追加している場合は、Wordに作業を任せてTDCを作成してもらいます。 TDCを表示する場所（通常は表紙の後ろ）のドキュメントの先頭をクリックし、同義語セクションの[参照]、[目次]の順にクリックします。使用できる自動テーブルのリストが表示されます。自動選択の1つをクリックすると、TDCが事前に選択されたヘッダーを使用して表示されます。
手順6
トレーニングマニュアルの見出しとセクションを段階的に整理します。マニュアルの最後で最も重要なセクションは、索引にする必要があります。索引が完成すればするほど、生徒は後でページ番号で答えを見つけやすくなります。索引を作成するには、挿入する単語を選択します。 [参照]、[チェックイン]の順にクリックして、インデックスに追加するアイテムごとにこれを続行します。終了したら、トレーニングマニュアルの最後までスクロールし、[参照]、[インデックスの挿入]の順にクリックしてインデックスを追加します。
手順7
スペルをチェックして、ファイルを保存します。最初のトレーニングマニュアルを作成したら、[開く]、[名前を付けて保存]の順にクリックして、他のマニュアルのモデルにすることができます。ダイアログボックスが表示されたら、[ファイルの種類]セクションで矢印をクリックしてダウンして「Wordテンプレート（.dotx）」を選択すると、他のトレーニングマニュアルで作業を再利用できます。