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組織の変更は困難であり、従業員とのコミュニケーションはさらに困難になる可能性があります。多くのマネージャの懸念は最初の発表をするとき正しい調子を見つけることですが、他にも考えるべきことがたくさんあります。従業員の質問に答え、懸念を明確にし、不確実な時期にコミュニケーションを流し続けることは、変化を宣伝し、実行するための重要な要素です。
説明書
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明確なコミュニケーション計画を立てる。組織変更に関して従業員に伝達されるべきすべてのもののリストを作りなさい。発生する可能性のある質問を予測し、それらに答える準備ができている。最初の発表には、あなたが取り組むべきポイントを含め、また変更が行われ始めたときにどのようにして従業員とコミュニケーションを取り続けるのかを含めます。変更プロセス全体を通して一貫したメッセージを従業員に送信するために、管理役割の他の人と一緒に計画を共有または作成します。
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組織変更につながったことを従業員に説明する。また、その理由と対処方法など、会社が直面している具体的な問題についても説明します。会社が利益の低下に苦しんでいるならば、コストの増加または従業員の士気が低下している、と彼らに説明してください。
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会社の組織変更がどのように改善されるかを従業員に指定します。全体としてプラスの効果（たとえば、利益の増加や会社の評判の向上）を強調表示します。これらの変更が個々の労働者にどのように役立つかを強調し、発表後も計画の利点を強調し続けます。
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労働者に変更のための期間を与えます。いつ変更が始まるのか、またどのくらいの時間がかかるのかを伝えてください。確信が持てない場合は、正直に言って、彼らが予想される反応を示している可能性がある場合は正確に言ってください。
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あなたの疑問や質問を共有してください。変更についての機密情報やまだ決定されていない事項がある場合は、可能な場合はその旨を通知し、締め切りを設定して回答を期待する時期を知らせ、それによって推測を減らすようにします。
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従業員に変更について質問する機会、または質問や困難を表現する機会を提供する。プロセスについて懸念がある場合は、定期的にあなたや他のマネージャと話をするように依頼してください。難しい質問にはできるだけ正直に答えてください。
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変更が発生したら、マネージャや従業員と頻繁に連絡を取り合います。発生する可能性がある新しい情報をただちに提供します。計画に変更があるかどうかを従業員に通知し、その理由を説明します。従業員が不安になったり迷子になったりしないように、プロセス全体を通してできるだけオープンにしてください。