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Excelのドロップダウンリストを使用すると、セルに入力されたデータを制御でき、ユーザーは特定のリストからアイテムを選択できます。リストデータは常に、同じスプレッドシート内または異なるスプレッドシート内の別のセルから抽出されます。このリストが見つかったら、必要に応じて編集して、ドロップダウンリストのデータを変更できます。ドロップダウンリストは、Excel 2007の一連のデータ検証コマンドの下にあります。
ステップ1
ドロップダウンリストを含むセルをクリックし、Officeメニューの[データ]タブをクリックします。
ステップ2
「検証」をクリックし、「設定」ボタンをクリックします。
ステップ3
「ソース」ボックスを見つけます。これにより、現在のスプレッドシート以外のスプレッドシートにあるか、現在のページ上のその場所にあるかどうかにかかわらず、リストのソースの名前がわかります。ほとんどの場合、色のリストには「=色」などの単純な名前があります。これは範囲名と呼ばれ、その範囲内のセルは、リストを変更するために編集する必要があるものです。
ステップ4
検証ダイアログを閉じ、ソースボックスで範囲を見つけます。これは、「フレーム」または「リスト」と呼ばれることが多い別のスプレッドシートに置くことができます。見つからない場合は、[ホーム]タブの[検索]機能を使用して、各ワークシートのリストで単語を検索します。
手順5
スプレッドシートのセルの場合と同様に、ソース範囲が見つかったら、必要に応じてリストを編集し、この場所でリストのアイテムを削除、変更、または追加します。「赤」、「黄」、「青」のリストなど、既存の範囲内のデータのみを「1」、「2」、「3」に変更した場合、それ以上の操作はありません。変更を保存すると、ドロップダウンリストに新しいリストが表示されます。アイテムを削除または追加する場合は、範囲を編集する必要があります。
手順6
新しく編集した範囲がどのセルをカバーしているかに注意してください。たとえば、リストがセルA2からA5までをカバーしていて、さらに2つのアイテムを追加した場合、リストはセルA2からA7までカバーします。
手順7
Officeメニューの[数式]タブをクリックし、[名前の管理]ボタンをクリックします。
手順8
リストで範囲の名前をクリックし、ボックスの上部にある[編集]をクリックします。
手順9
[参照先]ボックスのセル識別子を変更して、新しい範囲に一致させます。上記の例では、[参照先]ボックスで「A5」を探し、「A7」に変更します。
手順10
「OK」をクリックします。ドロップダウンリストに変更が表示されます。